Lors de la publication d'un appel d'offres pour une solution ou un service informatique, il existe plusieurs approches pour formaliser et définir vos besoins, chacune avec différents niveaux de prescription et de flexibilité.
Le choix de l’approche a un impact majeur sur l’ensemble du processus.
L'approche que vous choisirez dépendra des besoins de votre organisation, de la nature de la solution ou du service recherché et de votre volonté de vous engager dans un processus d'acquisition plus collaboratif ou plus rigide.
Il est globalement possible de définir 4 grandes catégories de modèles.
Modèle prescriptif détaillé
Cette approche consiste à spécifier toutes les exigences, tous les critères et toutes les pénalités dans les moindres détails. Elle laisse peu de place à l'interprétation ou à la personnalisation par les soumissionnaires.
Caractéristiques principales :
Spécifications détaillées : Vous fournissez une liste complète des exigences techniques, fonctionnelles et non fonctionnelles.
Accords sur les niveau de service (SLA) fixes : Des accords sur les niveaux de service spécifiques sont définis, notamment en ce qui concerne le temps de disponibilité, les temps de réponse, les temps de remise en conditions opérationnelles, les fenêtres de maintenance, etc.
Pénalités définies : Pénalités clairement définies en cas de non-conformité ou de violation de l'accord de niveau de service.
Critères d'évaluation : Critères bien définis pour l'évaluation des propositions, tels que le coût, l'adéquation technique, l'expérience du fournisseur, etc. Le système de notation et les matrices d’évaluation sont directement alignées sur les critères formalisés.
Avantages :
Contrôle : Vous gardez le contrôle total de ce qui est proposé, ce qui réduit le risque de recevoir des solutions qui ne répondent pas à vos besoins.
Clarté : Les besoins et le contexte de l’acquisition étant définis très précisément, vous avez l’assurance d’obtenir pour chaque point identifié une réponse précise
Comparaisons plus faciles : Les propositions sont plus faciles à comparer puisqu'elles sont basées sur les mêmes exigences.
Analyse et l’évaluation des réponses factuelles : notamment dans le cadre d’un marché public, l'évaluation est plus lisible compte tenu de la présence de nombreux critères formalisés.
Inconvénients :
Potentiellement moins d'innovation : Les soumissionnaires peuvent être limités par vos exigences et ne pas proposer de solutions innovantes ou d’alternatives.
Charge administrative plus élevée : La définition de spécifications détaillées et la gestion de la procédure de passation de marchés nécessitent plus d'efforts au départ.
Forte diminution potentielle du nombre de soumissionnaires : L’impossibilité pour certains soumissionnaires à répondre à certains critères obligatoires peuvent les amener à ne pas fournir de proposition et à restreindre (trop) fortement les choix possibles
Difficultés à définir certains critères ou pénalités (et par extension à les rendre acceptables et raisonnables) par manque de connaissance des dessous du marché et des marges pratiquées
Modèle basé sur les performances
Dans cette approche, vous définissez les résultats souhaités ou les normes de performance, mais vous permettez aux soumissionnaires de proposer la manière dont ils atteindront ces résultats.
Caractéristiques principales :
Axé sur les résultats : L'appel d'offres spécifie les niveaux de performance et les résultats souhaités plutôt que des solutions ou des méthodes spécifiques.
Accords de niveaux de services flexibles : Les accords de niveaux de services sont basés sur les résultats de performance, avec la possibilité pour les soumissionnaires de proposer leurs propres méthodes pour les atteindre ou les dépasser.
Ouverture à l'innovation : Les soumissionnaires peuvent proposer des solutions innovantes qui répondent à vos critères de performance.
Avantages :
Encourage l'innovation : Les soumissionnaires ont la possibilité de proposer des approches nouvelles ou alternatives susceptibles d'offrir une meilleure valeur ou de meilleures performances.
Axé sur les résultats : Se concentre sur les résultats plutôt que sur le processus, ce qui peut être plus en phase avec les objectifs de l'entreprise.
Capitalisation sur l’expérience des fournisseurs potentiels : Les fournisseurs sont plus à même de partager leurs connaissances et leurs modes de fonctionnement pour des besoins similaires.
Inconvénients :
Évaluation plus complexe : L'évaluation des différentes approches et solutions peut être plus complexe et nécessiter un processus d'évaluation plus nuancé.
Risque de non-conformité : Les solutions proposées risquent de ne pas correspondre totalement à vos attentes si elles ne sont pas clairement formulées.
Incompatibilité de certaines propositions sur des aspects opérationnels ou techniques non préalablement (ou partiellement) identifiés
Modèle hybride
Cette approche combine des éléments du modèle normatif et du modèle basé sur les performances, ce qui vous permet de définir certaines exigences clés tout en laissant d'autres aspects ouverts à l'interprétation du soumissionnaire.
Caractéristiques principales :
Spécifications mixtes : Certaines exigences sont fixées, tandis que d'autres sont laissées ouvertes aux soumissionnaires pour qu'ils proposent leurs propres solutions.
Évaluation flexible : Les critères d'évaluation peuvent inclure à la fois la conformité aux exigences obligatoires et des approches innovantes pour atteindre les résultats souhaités.
Accords de niveau de service négociables : Des accords de niveau de service peuvent être définis pour les aspects critiques, mais les soumissionnaires peuvent proposer des niveaux différents ou des pénalités pour les aspects moins critiques.
Avantages :
Équilibre entre contrôle et flexibilité : Permet de garder le contrôle sur les aspects critiques tout en encourageant l'innovation dans d'autres domaines.
Possibilité de meilleures solutions : Vous pouvez obtenir le meilleur des deux mondes, c'est-à-dire vous assurer que les exigences essentielles sont respectées tout en bénéficiant de la créativité des fournisseurs.
Inconvénients :
Élaboration complexe de l'appel d'offres : Il peut être difficile de rédiger un appel d'offres qui trouve le bon équilibre.
Risque de désalignement : Si l'appel d'offres n'est pas clair, il peut être difficile d'aligner les propositions des soumissionnaires sur vos objectifs stratégiques.
Modèle axé sur le fournisseur
Il s'agit de l'approche la plus souple, dans laquelle les soumissionnaires sont autorisés à proposer leurs propres modèles, y compris la manière dont ils répondront aux exigences, définiront les accords de niveau de service et géreront les pénalités.
Caractéristiques principales :
Exigences générales : L'appel d'offres peut se contenter de décrire des objectifs ou des défis commerciaux de haut niveau, laissant aux fournisseurs le soin de trouver des solutions techniques.
Accords de niveau de service définis par le fournisseur : Les fournisseurs proposent des accords de niveau de service et des pénalités basés sur leurs propres capacités et normes.
Évaluation ouverte : Le processus d'évaluation est très subjectif et se concentre sur l'adéquation globale, l'innovation et la valeur de chaque proposition.
Avantages :
Innovation maximale : Les fournisseurs ont la liberté de proposer des solutions de pointe ou non conventionnelles.
Possibilité de partenariats solides : Peut déboucher sur des solutions très adaptées à vos besoins, ce qui favorise l'établissement de relations solides avec les fournisseurs.
Inconvénients :
Risque élevé : il existe un risque de recevoir des propositions qui ne correspondent pas à vos besoins, ce qui nécessite davantage d'efforts en matière d'évaluation et de négociation.
Difficile à comparer : Les propositions peuvent être très différentes, ce qui rend les comparaisons directes difficiles.
Choisir le bon modèle
Le choix du modèle à utiliser doit reposer sur plusieurs facteurs :
Complexité de la solution ou du service informatique : Les solutions plus complexes peuvent bénéficier de modèles fondés sur la performance ou de modèles hybrides, tandis que les achats simples peuvent être mieux servis par un modèle prescriptif.
Maturité du marché : Sur un marché mature avec des solutions bien définies, un modèle prescriptif peut être approprié. Sur un marché en évolution rapide, un modèle basé sur les performances ou axé sur les fournisseurs pourrait donner de meilleurs résultats.
Capacité organisationnelle : Tenez compte de la capacité de votre équipe à évaluer et à gérer le processus de passation de marchés. Les modèles plus souples nécessitent des processus d'évaluation et de négociation plus solides.
Conclusion
Chaque modèle offre un équilibre différent en termes de contrôle, de flexibilité et de risque. Une évaluation minutieuse des besoins de votre organisation, des conditions du marché et de vos capacités d'approvisionnement vous guidera vers la meilleure approche pour votre appel d'offres.
Dans ses mandats d’accompagnement, Cogency privilégie en général les modèles 2 (Performance) et 3 (Hybride) dès qu’un potentiel de création de valeur lié au choix de la solution et/ou au fournisseur est identifié, ou lorsqu’une problématique est jugée suffisamment complexe pour tirer profit de solutions différentes voire innovantes.
Le modèle Modèle prescriptif détaillé reste pertinent dans des processus d’acquisition très ciblé, avec un scope restreint.
A l’inverse, nous conseillons le Modèle axé sur le fournisseur dans des phases de RFI car elles permettent une revue pertinente et rapide du marché, sans restriction forte des acteurs pouvant répondre aux besoins.
Cogency vous aide à définir le modèle le plus approprié selon vos besoins et votre situation et à le mettre en oeuvre dans une procédure d’acquisition.
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